Privacystatement 's Heeren Loo

De missie van 's Heeren Loo is: ‘Met alles dat wij weten en kunnen, zetten wij ons in voor de ondersteuning van mensen met een verstandelijke beperking en/of andere beperking en hun verwanten, zodat zij een zo goed mogelijk leven leiden.’ Wij hebben een maatschappelijke verantwoordelijkheid naar onze cliënten, medewerkers en betrokkenen. ’s Heeren Loo zet zich dan ook in om de persoonlijke levenssfeer en privacy van onze cliënten, medewerkers en andere bij de zorg betrokken mensen te beschermen. We begrijpen dat persoonsgegevens meer zijn dan alleen maar gegevens van betrokkenen. Daarom spelen we actief in op de invoering van scherpere privacyregels, zodat we nu én in de toekomst voldoen aan de geldende wet- en regelgeving op het gebied van de bescherming van de privacy.

Privacystatement

Dit privacystatement is bedoeld voor cliënten, medewerkers en andere betrokkenen. Het statement wordt geplaatst op de website van 's Heeren Loo. Dit statement is in overeenstemming met de privacy wet- en regelgeving. 's Heeren Loo geeft hiermee richting aan privacy en laat zien dat zij de privacy waarborgt, beschermt en handhaaft.

Kortom: ’s Heeren Loo vindt jouw privacy belangrijk. We leggen in ons privacystatement uit hoe we met (bijzondere) persoonsgegevens omgaan.

Wat zijn persoonsgegevens?

Het begrip ‘persoonsgegevens’ staat voor alle informatie over jou aan de hand waarvan 's Heeren Loo jou kan identificeren. Je kunt hierbij denken aan je naam, geboortedatum en adres. Maar ook aan een foto of e-mailadres. Bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens die iets zeggen over je gezondheid of beperking.

Van wie verwerkt 's Heeren Loo persoonsgegevens?

's Heeren Loo verwerkt de persoonsgegevens van mensen met wie zij direct of indirect een relatie heeft. 's Heeren Loo verwerkt persoonsgegevens van cliënten, leerlingen van de scholen van 's Heeren Loo, medewerkers en andere betrokkenen.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

Alle onderdelen van 's Heeren Loo vallen onder de stichting 's Heeren Loo, hieronder vallen ook de scholen, de Academie voor zelfstandigheid, de stichting Cliëntfonds en de stichting Wetenschappelijk Onderzoek. De stichting ’s Heeren Loo is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals dit voortvloeit uit de geldende wet- en regelgeving.

Waarvoor verwerkt 's Heeren Loo persoonsgegevens?

's Heeren Loo verwerkt persoonsgegevens voor verschillende doelen. Deze doelen zijn hieronder kort beschreven:

  • Overeenkomst
    's Heeren Loo kan jouw persoonsgegevens verwerken omdat zij een met jou gesloten overeenkomst moet uitvoeren. Je kunt hierbij denken aan de zorgovereenkomst, de arbeidsovereenkomst of vrijwilligersovereenkomst.
     
  • Relatie met jou aangaan en onderhouden
    Als je bij ons in zorg wil komen, bij ons wil komen werken of op een andere manier bij ons betrokken wil zijn, hebben wij persoonsgegevens van je nodig. Bijvoorbeeld de gegevens die op het intake-/aanmeldformulier en sollicitatiegegevens staan.
     
  • Nieuwe zorgvormen, producten en diensten
    We kunnen jouw gegevens verwerken voor promotie- of marketingdoeleinden. Bijvoorbeeld om je te informeren over nieuwe zorgvormen, producten of diensten of om beter op je wensen in te spelen.
     
  • Wettelijke verplichtingen
    Soms is 's Heeren Loo wettelijk verplicht om jouw gegevens te verwerken. Deze verplichtingen komen onder andere voort uit de zorgwetten, Arbowet en belastingwetten.
     
  • Kwaliteitsverbetering
    's Heeren Loo streeft altijd naar kwaliteitsverbetering. Daarbij hebben we jouw input nodig. Om deze input te kunnen ontvangen is het soms nodig om jouw gegevens te verwerken, bijvoorbeeld bij het uitvoeren van een cliënt- of medewerkerstevredenheidsonderzoek, een audit of een prismaonderzoek.
     
  • Administratie
    's Heeren Loo is verplicht een gedegen administratie te voeren. Daarvoor is het noodzakelijk om jouw gegevens te verwerken, bijvoorbeeld wanneer je extra diensten hebt afgenomen van 's Heeren Loo.
     
  • Klachten/geschillen
    's Heeren Loo heeft verschillende regelingen over klachten en geschillen. Als er een klacht of geschil is waarbij jij betrokken bent, dan kan 's Heeren Loo jouw gegevens verwerken voor de behandeling hiervan.
     
  • Wetenschappelijk onderzoek
    's Heeren Loo kan jouw gegevens, nadat jij daarvoor je toestemming hebt gegeven, gebruiken voor het doen van wetenschappelijk onderzoek binnen de medisch ethische kaders.
     
  • Beveiligen locaties 's Heeren Loo
    Om goede zorg te kunnen verlenen moet 's Heeren Loo een veilige omgeving bieden aan haar cliënten, medewerkers en bezoekers. 's Heeren Loo doet dit door haar zorgparken, gebouwen, terreinen en eigendommen van cliënten, medewerkers en betrokkenen te beveiligen. 's Heeren Loo heeft daarom op verschillende locaties camera’s geplaatst. Deze camera’s zijn zichtbaar en worden aangeduid. Hierdoor is het mogelijk dat jouw persoonsgegevens door 's Heeren Loo worden verwerkt.

Verwerkt 's Heeren Loo ook bijzondere persoonsgegevens?

Ja, 's Heeren Loo verwerkt ook bijzondere persoonsgegevens. Zij doet dit in het kader van de uitvoering van wettelijke verplichtingen.

Cliënten

De volgende bijzondere persoonsgegevens van cliënten worden verwerkt:

Gegevens over gezondheid en/of beperkingen

Op grond van zorgwetgeving is ’s Heeren Loo verplicht voor iedere cliënt een dossier in te richten waarin een aantal onderwerpen bijgehouden worden: de gezondheid van de cliënt, de geboden zorg en/of ondersteuning en alle overige informatie die noodzakelijk is voor de uitoefening van goed zorgverlenerschap.

In het kader van het doen van wetenschappelijk onderzoek verwerkt ’s Heeren Loo gegevens over de gezondheid en/of beperkingen van cliënten. Hiervoor wordt uitdrukkelijke toestemming aan jou gevraagd. Het onderzoek voldoet aan alle medische en ethische kaders.

Op grond van zorgwetgeving is ’s Heeren Loo verplicht persoonsgegevens te verstrekken aan de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd over iedere calamiteit die heeft plaatsgevonden in de zorgverlening en als er sprake is van geweld binnen de zorgrelatie. Ook is ’s Heeren Loo verplicht persoonsgegevens te verstrekken aan bij de Gemeentelijke Gezondheidsdienst (GGD) bij het voorkomen van bepaalde infectieziekten.

Bij signalen of vermoedens van huiselijk geweld en kindermishandeling verstrekt ’s Heeren Loo, indien mogelijk met jouw toestemming, persoonsgegevens aan Stichting Veilig Thuis zodat onderzoek kan plaatsvinden en het geweld zo spoedig mogelijk kan worden gestopt.

Medewerkers

De volgende bijzondere persoonsgegevens van medewerkers worden verwerkt:

  • Identiteit en nationaliteit
    Op grond van belastingwetgeving is ’s Heeren Loo verplicht een document ter identificatie van de medewerkers op te nemen in de administratie. Daarom wordt in het personeelsdossier een afschrift van het identiteitsbewijs bewaard met daarop een foto van de medewerker en zijn nationaliteit.
     
  • Gegevens over gezondheid
    ‘s Heeren Loo mag in een aantal gevallen gegevens over de gezondheid van een medewerker verwerken. In het kader van re-integratie/begeleiding van medewerkers of uitkeringsgerechtigden, in verband met ziekte of arbeidsongeschiktheid en/of aanvraag van subsidies met een wettelijke grondslag.
     
  • Strafrechtelijke gegevens
    's Heeren Loo registreert voor haar medewerkers of er al dan niet een Verklaring omtrent gedrag (VOG) is afgegeven. Tevens wordt aan de medewerker gevraagd een ‘eigen verklaring’ te ondertekenen, waarop de medewerker aangeeft of hij/zij zich in het verleden schuldig heeft gemaakt aan strafbare feiten.

Betrokkenen

's Heeren Loo verwerkt van betrokkenen in beginsel geen bijzondere persoonsgegevens. Wanneer het in een specifiek geval toch noodzakelijk is om bijzondere persoonsgegevens van een betrokkene te verwerken, zal 's Heeren Loo dat alleen doen als dat in overeenstemming is met de geldende wet- en regelgeving.

Leerlingen

De volgende bijzondere persoonsgegevens van leerlingen worden verwerkt:

Gegevens over gezondheid en/of beperkingen

Op grond van onderwijswetgeving is ’s Heeren Loo verplicht voor iedere leerling een leerlingvolgsysteem in te richten waarin een aantal onderwerpen bijgehouden worden waaronder: de (sociaal emotionele) ontwikkeling van de leerling, zowel op individueel als op groepsniveau, gegevens over de gezondheid die nodig zijn voor eventuele speciale begeleiding of voorzieningen, gegevens over de ondersteuningsbehoefte.

Op grond van onderwijswetgeving kan ’s Heeren Loo verplicht zijn persoonsgegevens te verstrekken aan de Onderwijsinspectie ten behoeve van het door de Onderwijsinspectie uit te voeren toezicht. Indien 's Heeren Loo persoonsgegevens verstrekt aan de Onderwijsinspectie zal zij dat alleen doen voor zover zij daartoe op grond van de wet- en regelgeving verplicht is.

Bij signalen of vermoedens van huiselijk geweld en kindermishandeling verstrekt ’s Heeren Loo, indien mogelijk met jouw toestemming, persoonsgegevens aan Stichting Veilig Thuis zodat onderzoek kan plaatsvinden en het geweld zo spoedig mogelijk kan worden gestopt.

Hoe gaat 's Heeren Loo met jouw persoonsgegevens om?

’s Heeren Loo bewaart jouw persoonsgegevens zorgvuldig, niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verwerkt en conform de daarvoor geldende wet- en regelgeving. Binnen 's Heeren Loo mogen medewerkers alleen jouw persoonsgegevens verwerken als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden. De medewerkers van 's Heeren Loo hebben allemaal een geheimhoudingsplicht.

Cliënten

’s Heeren Loo bewaart de bijzondere persoonsgegevens van cliënten minimaal vijftien jaar. Dit doen we in het kader van de Wet Geneeskundige Behandelovereenkomst. In het kader van de Wet Zorg en Dwang bewaart ’s Heeren Loo bijzondere persoonsgegevens van cliënten vijf jaar. Vanaf het tijdstip van beëindiging van de behandeling of (zoveel dit noodzakelijk is) op grond van goed zorgverlenerschap.

Medewerkers

’s Heeren Loo bewaart de persoonsgegevens van haar medewerkers, die relevant zijn voor de belastingaangifte, tot 7 jaar na beëindiging van het dienstverband. De overige persoonsgegevens, die zijn opgenomen in het personeelsdossier en de overige verbonden ICT systemen, worden uiterlijk 2 jaar na beëindiging van het dienstverband verwijderd. Als er sprake is van een Ziektewetuitkering of WGA uitkering dan gelden de bewaartermijnen van 5 en 10 jaar.

Leerlingen

's Heeren Loo Onderwijs bewaart de gegeven van haar leerlingen nog 2 jaar nadat de leerling van school is gegaan. Gegevens over verzuim en in- en uitschrijving worden tot vijf jaar na vertrek bewaard. Als 's Heeren Loo jouw persoonsgegevens wil verwerken voor een ander doel dan waarvoor ze oorspronkelijk zijn verkregen, dan zal 's Heeren Loo daarover eerst contact met je opnemen.

Met wie deelt 's Heeren Loo jouw persoonsgegevens?

's Heeren Loo werkt samen met andere dienstverleners, bijvoorbeeld andere zorgaanbieders. Soms is het voor 's Heeren Loo noodzakelijk om jouw persoonsgegevens te delen met deze dienstverleners. 's Heeren Loo doet dit alleen als dat in overeenstemming is met het doel waarvoor zij jouw gegevens heeft gekregen. Deze dienstverleners mogen je gegevens uitsluitend gebruiken voor het uitvoeren van de desbetreffende diensten. Ze mogen je gegevens niet zelfstandig gebruiken of doorgeven.

Ook kan het zijn dat we door overheidsinstanties of andere partijen wettelijk worden verplicht om jouw gegevens af te staan. We delen dan alleen de strikt noodzakelijke gegevens.

Cookies

's Heeren Loo maakt gebruik van cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan onze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. Je kunt je afmelden voor deze cookies door jouw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. 's Heeren Loo gebruikt de volgende cookies:

  • Functionele cookies: dit zijn cookies die noodzakelijk zijn voor de technische werking van de website van 's Heeren Loo. Dit zijn analytische cookies die geen inbreuk maken op jouw privacy. 
  • Google Analytics: 's Heeren Loo neemt Google Analytics af van Google. Dit is een dienst die cookies op onze website plaatst. ’s Heeren Loo krijgt van Google rapportages over de wijze waarop van onze website gebruikt wordt gemaakt. Hierdoor kan 's Heeren Loo de kwaliteit en effectiviteit van de website meten. 's Heeren Loo gebruikt Google Analytics op de door de Autoriteit Persoonsgegevens voorgeschreven wijze. 's Heeren Loo deelt geen persoonsgegevens met Google.

WIFI netwerk van 's Heeren Loo

's Heeren Loo stelt op een aantal locaties een WIFI netwerk beschikbaar aan cliënten, medewerkers en derden. 's Heeren Loo bewaart gedurende drie weken de geschiedenis van het internetgebruik van medewerkers. Na deze drie weken wordt dit automatisch verwijderd. 's Heeren Loo bekijkt deze gegevens niet, tenzij er sprake is van een zwaarwegende reden.  

Wat zijn jouw rechten?

Een cliënt, medewerker, leerling of betrokkene heeft de volgende rechten:

  1. Recht op informatie en inzage
    Als je wilt weten welke gegevens we van je hebben, dan kun je dat aan ons vragen.
     
  2. Recht op correctie/verwijdering

    Vind je dat bepaalde gegevens niet kloppen, dan kun je een verzoek doen tot wijziging, aanvulling of verwijdering van die gegevens. 

  3. Recht op beperking

    In sommige gevallen kun je 's Heeren Loo vragen om de verwerking van jouw persoonsgegevens tijdelijk te staken. Dit kan onder andere in afwachting van een correctieverzoek of de beoordeling van een bezwaar.

  4. Recht op bezwaar

    Je kunt bezwaar maken tegen een bepaalde verwerking van jouw persoonsgegevens door 's Heeren Loo. 's Heeren Loo zal beoordelen of zij aan jouw bezwaar tegemoet kan komen.
     

  5. Recht op overdraagbaarheid
    Als je dat wilt, kunnen we je een afschrift van je persoonsgegevens verstrekken. Je hebt het recht deze gegevens aan een ander te verstrekken.

     

Wil je weten hoe je actie kunt ondernemen? Voor meer informatie klik dan hier. Ook kunt u contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming van 's Heeren Loo via [email protected].

Waar kan ik terecht met een vraag of een klacht?

Als je een vraag of klacht hebt over de verwerking van persoonsgegevens door 's Heeren Loo dan kun je contact opnemen met de Aandachtsfunctionaris Privacy in jouw regio, of de functionaris gegevensbescherming van 's Heeren Loo via [email protected]. Cliënten van 's Heeren Loo die een klacht of compliment hebben over het algemeen privacybeleid van 's Heeren Loo kunnen deze ook indienen conform de Klachten- en complimentenregeling van 's Heeren Loo. Medewerkers die een klacht over het algemeen privacybeleid van 's Heeren Loo kunnen deze ook indienen conform de Klachtenregeling Medewerkers. Betrokkenen die van mening zijn dat 's Heeren Loo niet correct is omgegaan met hun rechten, kunnen daarover een klacht indienen bij de AP.

Kan 's Heeren Loo dit document wijzigen?

's Heeren Loo mag dit reglement wijzigen. De meest actuele versie is te vinden op de portal/website.